Kỹ năng của một điện thoại viên trong việc làm tiếng Nhật

Ngày nay nhu cầu điện thoại viên ở các công ty Nhật tuyển dụng là khá cao. Vì hình thức giao tiếp qua điện thoại ngày càng phổ biển bởi mức độ tiện lợi của nó. Chiếc điện thoại đã giúp các đối tác khỏa lấp được vấn đề thời gian cũng như địa lý khi muốn liên hệ với công ty của bạn.

dien-thoai-vien-viec-lam-tieng-nhat

Sau đây là những kỹ năng cần thiết của một điện thoại viên trong việc làm tiếng Nhật.

Khi nhận được cuộc gọi

Khi có cuộc gọi đến, bạn nên nghe ở hồi chuông thứ 2 hoặc 3. Không nên để chuông đổ quá lâu, cũng không nên quá vội vàng. Bạn cần một khoảng thời gian để chuẩn bị cho cuộc trò chuyện sắp  tới. Đây cũng là khoảng thời gian bạn cần giữ một thái độ niềm nở và tích cực để trả lời cuộc gọi.

Đừng để khách hàng độc thoại

Tất nhiên khi quyết định liên hệ đến công ty Nhật tuyển dụng của bạn. Đối tác đã chuẩn bị sẵn sàng những nội dung, vấn đề, thắc mắc dành cho bạn. Họ sẽ nói rất nhiều, nhưng bạn không nên chỉ im lặng. Những câu nói ngắn gọn như “Vâng,tôi hiểu”, “Tôi vẫn đang nghe bạn đây” sẽ cho họ nhận ra rằng bạn vẫn đang tập trung vào vấn đề của họ.

Điều chỉnh giọng nói vừa phải

Đây là yêu cầu tối thiểu nếu bạn muốn trở thành một điện thoại viên tại công ty Nhật tuyển dụng. Giọng nói vừa phải, từ tốn. Không quá lớn để người nghe cảm thấy khó chịu và cũng không quá nhỏ để họ có thể nghe rõ những gì bạn nói.

Thái độ niềm nở, tích cực

Như đã nói ban đầu, bạn cần chuẩn bị một thái độ niềm nở, tích cực trước khi nhận cuộc gọi. Đừng nghĩ rằng khi nói chuyện qua điện thoại. Mọi người sẽ không phát hiện ra bạn đang cau có, khó chịu. Lời nói của bạn phát ra trong lúc đó sẽ tố cáo thái độ của chính bạn đấy.

Không ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Đó là điều cắm kỵ, bởi điều đó khiến giọng nói của bạn thay đổi, tệ hơn là phát ra những âm thanh thiếu lịch sự làm gián đoạn cuộc gọi. Điều đó khiến đối tác có ấn tượng xấu về công ty của bạn. Vì chính bạn đã không tôn trọng họ, không xem trọng cuộc gọi của họ.

Bút và sổ luôn sẵn sàng trước mặt

Bút là sổ là 2 dụng cụ không thể thiếu, chúng đảm bảo rằng bạn không bỏ sót chi tiết của cuộc gọi. Việc liệt kê tất cả các câu hỏi của đối tác sau đó khoanh vùng trả lời từng yêu cầu sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Bạn sẽ chủ động hơn trong cuộc trò chuyện.

Xác nhận lại thông tin của cuộc gọi

Đây là một cuộc gọi liên quan đến kinh doanh, nên trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn cầ xác nhận lại một lần nữa nội dung cuộc trò chuyện. Đó là lý do trước đó mình khuyên bạn nên ghi chú lại. Đó là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi. Họ sẽ nhận ra rằng bạn thật sự quan tâm và đã nắm rõ được hết những vấn đề của họ.

Đừng bất ngờ gác máy

Nếu cuộc gọi không mang lại giá trị gì và bạn không muốn tiếp tục nữa. Hãy tìm cách từ chối khéo léo, đừng nên gác máy bất ngờ. Hành động thiếu tôn trọng này sẽ làm đối phương khó chịu. Có thể họ sẽ phản ánh lại hành động này với công ty Nhật tuyển dụng mà bạn đang làm việc.