Cách viết đơn chấm dứt hợp đồng đối với nhân viên

Việc sa thải một nhân viên không dễ dàng gì, nhưng đó là một bước cần thiết nếu họ có tác động tiêu cực đến tổ chức. Những lý do cho việc sa thải có thể thay đổi từ hiệu suất kém đến hành vi sai trái và sa thải chung, nhưng điều cốt yếu trong mọi tình huống là một lá thư chấm dứt có cấu trúc tốt.

Để đảm bảo bạn không kết thúc cuộc chiến pháp lý trên đường, bức thư cần được viết theo một cách cụ thể, và nó sẽ phác thảo tất cả các chi tiết về việc chấm dứt và những gì mà theo dõi.

Vì vậy, để đảm bảo bạn theo dõi các giao thức chính xác, hãy đọc qua hướng dẫn từng bước của chúng tôi để giúp bạn viết thư chấm dứt việc làm của riêng bạn.

Cách viết thư chấm dứt hợp đồng đối với nhân viên

I. Cấu trúc thư của bạn

Vì đây là một tài liệu chính thức, bạn phải tuân thủ các quy tắc ngữ pháp và định dạng để đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách chuyên nghiệp.

Thư của bạn thường chứa các yếu tố sau:

– Địa chỉ của người gửi. Thư của bạn nên bao gồm địa chỉ của công ty được liệt kê ở góc trên bên trái của trang hoặc ở góc trên bên phải.

– Bao gồm ngày chính thức mà bức thư được viết bên dưới địa chỉ người nhận.

– Địa chỉ người nhận. Địa chỉ của nhân viên nên được liệt kê một vài dòng bên dưới địa chỉ của công ty, được căn bên trái của tài liệu.

– Mở đầu đoạn văn. Trong đoạn mở đầu, trước tiên bạn nên giải thích rằng đó là một lá thư chấm dứt và sau đó cung cấp ngày lá đơn này có hiêu lực hay nếu nhân viên trong câu hỏi cần phải làm việc trong một khoảng thời gian thông báo cụ thể.

– Trong nội dung của bức thư, bạn nên bao gồm mọi thứ liên quan đến lương cuối cùng, thời gian nghỉ, lương hưu, chăm sóc sức khỏe và bất cứ điều gì khác sẽ ảnh hưởng đến nhân viên sau khi họ chấm dứt.

– Đoạn cuối. Các bước để làm theo nên được liệt kê trong đoạn cuối cùng. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu nhân viên trả lại tất cả tài sản của công ty cho bộ phận nhân sự (bao gồm chìa khóa, điện thoại, máy tính xách tay và mật khẩu).

– Đoạn kết của lá thư won đã cực kỳ tích cực (làm thế nào bạn thực sự có thể biến việc chấm dứt thành tích cực?!), Nhưng hãy làm cho nó một điểm để thông báo cho người nhận rằng bạn đang ở đó trong trường hợp họ có bất kỳ câu hỏi nào.

– Tên và chữ ký của bạn. Vì bạn sẽ cần một bản in của bức thư này, chọn một chữ ký viết tay và chắc chắn để lại khoảng trống cho chữ ký của nhân viên ở cuối thư.

II. Mẹo viết thư của bạn

1. Tham khảo ý kiến nhóm pháp lý của bạn

Nếu bạn không chắc chắn về cách xử lý việc chấm dứt, cần thông báo gì cho nhân viên và liệu bạn có nên đưa ra một gói thôi việc hay không, thì đó là một ý kiến hay để tham khảo ý kiến của nhóm pháp lý trước khi bạn đưa ra quyết định. Ví dụ, nếu nó bị sa thải, có thể có những quy định cụ thể mà bạn cần phải biết.

Nó rất quan trọng để tránh chấm dứt sai lầm vì điều này có thể dẫn đến các cuộc chiến pháp lý vô tận ở xa hơn, và nó có thể có ảnh hưởng lớn hơn đối với tổ chức của bạn. Về cơ bản, bạn cần đảm bảo việc chấm dứt phù hợp với hợp đồng lao động và nó được thực hiện một cách công bằng.

2. Thảo luận trực tiếp

Nó không công bằng khi khuyên nhân viên của họ chấm dứt mà không có một cuộc trò chuyện bằng lời nói trước. Bạn cần giải thích nguyên nhân sa thải của họ và cho phép họ có cơ hội nói lên suy nghĩ và cảm xúc của họ.

3. Bao gồm tất cả các bằng chứng cho lý do chấm dứt

Để hỗ trợ cho quyết định sa thải nhân viên của bạn, bạn sẽ bao gồm tất cả các bằng chứng để hỗ trợ cho yêu cầu của mình. Ví dụ: nếu nhân viên đã có kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) và đã nhận được cảnh báo bằng văn bản, thì thời điểm này sẽ được dẫn dắt trong một thời gian và bạn sẽ có nhiều bằng chứng để hỗ trợ cho quyết định của mình.

Tương tự như vậy, nếu nhân viên đã đi ngược lại hợp đồng lao động bằng cách chửi mắng ai đó hoặc hủy hoại tài sản của công ty, bạn có quyền sa thải họ ngay tại chỗ. Điều đó nói rằng, bạn nên cung cấp bất kỳ bằng chứng nào về hành vi kém của họ khi gửi thư chấm dứt.

4. Mô tả bằng miệng các bước để làm theo

Mặc dù quá trình này sẽ được mô tả chi tiết trong thư chấm dứt, nhưng điều quan trọng là cũng phải thảo luận bằng lời nói về các bước sẽ tuân theo. Ví dụ, bạn có thể hướng dẫn nhân viên đóng gói đồ đạc cá nhân của họ và rời khỏi tòa nhà ngay khi cuộc họp của bạn kết thúc.

Bạn cũng có thể giải thích những gì sẽ xảy ra với các chế độ lương hưu tư nhân, chăm sóc sức khỏe và các lợi ích khác mà nhân viên đã nhận được. Và, nếu có thể, bạn có thể cung cấp một khoản thanh toán cuối cùng hoặc hướng dẫn cung cấp khi nào họ sẽ nhận được số dư của mình.

Cách viết thư chấm dứt hợp đồng đối với nhân viên

III. Những điều cần ghi nhớ

1. Yêu cầu nhân viên ký thư

Donith quên yêu cầu nhân viên ký tên để xác nhận và đồng ý với các điều khoản chấm dứt của họ. Sau đó, bạn sẽ cần đặt tệp này vào tệp tin của nhân viên để làm bằng chứng cho thỏa thuận và lưu một bản sao trong trường hợp bạn bị buộc tội chấm dứt sai.

2. Đặt Thư trong Phong bì niêm phong

Vì bức thư là bí mật, bạn nên đặt nó bên trong một phong bì dán nhãn có tên nhân viên và các dòng chữ ’Riêng tư và Bí mật. Theo cách đó, nếu nó xảy ra trong tay kẻ xấu, họ sẽ biết không mở nó.

3. Chọn thời điểm thích hợp

Nếu nhân viên đã đi ngược lại chính sách của công ty, bạn đã thắng được có thể chọn thời gian của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đã lên kế hoạch chấm dứt một thời gian, bạn nên lưu tâm khi bạn trao thư cho người nhận. Điều tốt nhất là làm điều này khá gần với giờ ăn trưa để nhân viên có thể thực hiện một lối thoát nhanh chóng nếu họ không muốn gắn bó và nói lời tạm biệt với các đồng nghiệp của họ.

Mặc dù việc chấm dứt hợp đồng nhân viên là khó khăn đối với bất kỳ người quản lý nào, nhưng điều cần thiết là phải tuân theo các giao thức chính xác khi thực hiện và điều đó cũng quan trọng không kém để đẩy cảm xúc sang một bên và tập trung vào việc chuẩn bị thư chấm dứt chuyên nghiệp.

Drtimvieclam.com